Personalhåndbok for helsepersonell

Ecura Care

 

 

 

Innhold:

  1. Ecura Care – din nye arbeidsgiver
  2. Arbeidsgiveransvar og HMS
  3. Reise, bolig og refusjon av utlegg
  4. Pensjon og forsikring

 

1.  Ecura Care – din nye arbeidsgiver

Ecura ble etablert i 2016 og er en norsk landsdekkende leverandør av helse- og omsorgstjenester til det private og det offentlige. Ecura Care består av tidligere selvstendige selskaper som er slått sammen og blitt en del av Ecura.

I Ecura Care har vi som formål å levere kvalifisert arbeidskraft til den norske helsetjenesten gjennom bemanning og rekruttering. I tillegg jobber vi systematisk med kompetanseheving mot kommunehelsetjenesten gjennom å tilby nettbaserte kurs.

Ecura Care har en dedikert administrasjon. Vi er organisert slik at det er personalkoordinatorer som har ansvar for ulike geografiske områder. Hver personalkoordinator fungerer som arbeidsgiver for de arbeidstakere som skal jobbe i de ulike områdene. Vi jobber daglig for at du skal ha muligheten for å jobbe med oppgaver du trives med, og at du har muligheten til å kunne utvikle deg både faglig og som person.

Som helsepersonell stilles det store krav til våre verdier og holdninger. Vi ønsker at alle som jobber hos oss skal ha et bevisst forhold til våre verdier:

e      –       Endringsorientert

    –       Cura (av latinomsorg)

u     –        Utvikling – Kvalitet

r      –        Respekt

a     –        Ansvarlig

 

Kontorer  Ecura Care:

  • Oslo/Akershus. Jernbanetorget 4a, 0154 Oslo.
  • Steinkjer/Trøndelag. Kongens gate 12, 7715 Steinkjer.
  • Alta/Finnmark. Kunnskapsparken Alta. Markveien 38, 9510 Alta.
  • Flå/Buskerud. Sentrumsvegen 24, 3539 Flå.
  • Bergen/Hordaland. Jonstadveien 6, 5146 Fyllingsdalen.
  • Alicante/Spania Av Alfonso X El Sabio 37, 2a Planta, 03001 Alicante.

Kontortid Ecura Care:

  • 08.00 til 16.00 (mandag til fredag).

Vi tar de aller fleste henvendelser i kontortiden. I helger og på kvelder kan vi nås på vakttelefon: +47 22411702. Du skal kun ringe vakttelefonen dersom det er helt nødvendig. Det kan være ved for eksempel forsinkelser som gjør at man ikke rekker sitt oppdrag, eller ved sykdom som gjør at man ikke kan komme til avtalt vakt. I disse tilfeller skal du som arbeidstaker også informere arbeidsstedet.

 

Arbeidskontrakt og oppdragsbekreftelse

Som ansatt i Ecura Care får du arbeidskontrakt tilsendt via e-post. Denne må signeres elektronisk så snart den er mottatt.
I arbeidskontrakten står det generelle arbeidsvilkår som gjelder ditt ansettelsesforhold hos oss, samt taushetserklæring og helseerklæring. I tillegg får arbeidstaker en oppdragsbekreftelse på e-post, gjeldende for hvert enkelt oppdrag man har takket «ja» til. På oppdragsbekreftelsen står

Arbeidsmiljølovens regler for arbeidstid, grunnlønn, UB-tillegg kveld/natt, UBhelg og overtid beskrevet. Oppdragsbekreftelsen må signeres elektronisk for at oppdraget skal være gjeldende/bekreftet.

Vi forventer at du setter deg inn i det som står i din arbeidskontrakt og oppdragsbekreftelse. Ta kontakt med din personalkoordinator ved eventuelle spørsmål.

Informasjon vedrørende arbeidsavtaler inngått før den 10.03.20.

Ecura Care følger likebehandlingsreglene i forhold til lønn og arbeidsvilkår. Dette spesifiseres i hver enkelt oppdragsbekreftelse. Vi skal i arbeidsavtalene våre oppgi din garanterte minstelønn og her henviser vi til minstelønn i KS. Minstelønn beregnes i henhold til den enkeltes yrkeskategori og ansiennitet. I våre nye arbeidsavtaler fra og med den 10.03.20, spesifiserer vi nå denne minstelønnen i et kronebeløp.

 

Helseerklæring

Helseerklæringen er lagt inn som en del av din ansettelsesavtale. Det er viktig at vi som helsepersonell ikke risikerer å utsette pasientene for smitte. I hver oppdragsbekreftelse blir du påminnet om at eventuelle forhåndsundersøkelser for MRSA og Tuberkulose må gjentas dersom dine svar på tidligere helseerklæring endrer seg i løpet av ditt ansettelsesforhold hos oss. Kontakt din D-nummer og skattekort

Alle som arbeider i Norge, må ha skattekort. Skattekortet viser hvor mye skatt arbeidsgiver skal trekke før lønnen utbetales til arbeidstaker. For å få skattekort i Norge må man først ha et D-nummer. Et D-nummer er et midlertidig identitetsnummer som kan tildeles utenlandske personer som i utgangspunktet skal oppholde seg i Norge i mindre enn seks måneder.

Når det gjelder skattetrekk er det i hovedsak 2 måter å skatte på. Vanlig tabell og/eller %-trekk og kildeskatt. Som utenlandsk borger får arbeidstaker automatisk kildeskatt om en ikke selv velger annet.

Den vesentligste forskjellen for disse er først og fremst at med kildeskatt er dette en flat beskatning, som regel 25% (finnes annen sats også). En slipper skatteoppgjør på nyåret, MEN en må skatte for ALLE fordeler en får dekket av arbeidsgiver – som bolig og reiser. I tillegg skattes det også 25% på opptjente feriepenger. Ofte har det vist seg at kildeskatt ikke «lønner» seg skattemessig. Men dette er individuelt – og vi oppfordrer våre arbeidstakere til å sjekke dette med skatteetaten.

Ved vanlig tabelltrekk eller prosenttrekk er ikke fordeler som betalt bolig og pendler reiser skattepliktig, kun innberetningspliktig.

Både D-nummer og skattekort får du på skatteetaten i Norge. Hvis du har mulighet/tid til å gå til et skattekontor dagene rett før oppdragsstart er dette å anbefale. Hvis du begynner i jobb med en gang du kommet til Norge, bør du gå til skattekontoret din første ledige dag.   

Når du skal søke om d- nummer og skattekort for første gang, må du bestille tid for å møte opp på skattekontor. Du kan enkelt søke opp ditt nærmeste skattekontor ved å gå inn på www.skatteetaten.no.

Hvis det er første gang du søker om D-nummer må du forsikre deg om at det skattekontoret du henvender deg til kan utføre ID-kontroll. Gå inn på følgende link: https://www.skatteetaten.no/kontakt/kontor/idkontroll/Åpningstidene til skattekontorene kan variere i løpet av året.

Alle må fornye sitt skattekort hvert år. Skattekortet må søkes om eller fornyes så raskt som mulig slik at man ikke blir trukket for mye i skatt.

Når du søker om skattekort, må du ta med følgende dokumentasjon:

  • Pass eller gyldig førerkort.
  • Arbeidskontrakt og oppdragsbekreftelse.
  • Organisasjonsnummer: 993278467.

 

Når du har mottatt ditt D-nummer og skattekort informerer du din ansvarlige personalkoordinator om dette.

Vi anbefaler deg også å søke om MinID som er en personlig elektronisk ID som gir tilgang til offentlige tjenester. Her kan du blant annet sjekke ditt skattekort.

Gå inn på følgende link for informasjon om hvordan du gjør dette: http://eid.difi.no/nb/minid.

 

For svenske ansatte

Norsk Skatt er et selskap som hjelper svenske med selvangivelsen. De undersøker hvilket skattesystem du sparer mest på, og tar seg av din selvangivelse. Svenske ansatte i Ecura Care får 10% rabatt på denne tjeneste hos Norsk Skatt. For å benytte deg av dette tilbudet kan du fylle inn din kontaktinformasjon i Norsk Skatt sin skattekalkulator. Avslutt med å skriv Ecura20 i meldingsfeltet.

 

Føring av timer

Ved ansettelse vil du få tilgang til vår online portal, hvor du kan registrere inn de timene du arbeider. Husk å logge inn for å føre inn korrekte timer etter hver vakt, så er du sikker på at vaktene er riktig ført inn. Det er arbeidstakers ansvar å føre timer riktig, slik at man får riktig lønn.

I henhold til Ecura Cares kvalitetssikringsrutiner skal alle eventuelle endringer i turnus formidles via ansvarlig personalkoordinator. Dette for å sikre at gjeldende regelverket for arbeids- og hviletid følges.

Her er en kort video som viser deg hvordan du fører timer.

Ecura Care betaler ut forskudd på lønn ved helt spesielle tilfeller. Hør med din personalkoordinator dersom du lurer på om du er berettiget til å få utbetalt forskudd.

Lønn utbetales på konto den 15. hver måned. Det forutsettes at det er levert skattekort og kontonummer til oss senest den 5. i måneden før første lønnskjøring.

 

A1

Innenfor EØS og Sveits regulerer en egen forordning hvilket lands trygdesystem en person er medlem av. Hovedprinsippet er at du er medlem i det landet du arbeider i. A1 er en blankett som bekrefter medlemskap i annet lands trygdeordning.

Ved bruk av A1 faller dine trygderettigheter i Norge bort. Du vil derimot fortsatt få dine trygderettigheter i hjemlandet ditt. For å ha rett på å bruke A1 må du minimum jobbe én gang pr 3. måned i hjemlandet. Gjør du ikke det, oppfyller du ikke kravene til å anvende A1. Du kan søke om A1 blankett i hjemlandet. Dersom du får denne innvilget så kan du levere bekreftelsen til NAV i Norge og skatteetaten. Da betaler du ingen trygdeavgifter i Norge.

 

Sykdom

Alle blir syke en gang iblant. Vi er opptatt av å ta godt vare på deg dersom du blir syk. Ved sykdom er det viktig at du ringer til arbeidsstedet, samt Ecura Care umiddelbart.

Ved sykdom må egenmelding/sykemelding leveres inn til selskapet senest dagen etter sykdom. Dette skjemaet finner du på vår hjemmeside.

Egenmeldingsskjema/sykemeldinger som leveres inn senere enn 14 dager etter fraværet godkjennes ikke.

 

Egenmelding

Du må ha jobbet minimum 8 uker for å kunne bruke egenmelding. For å anvende egenmelding kan du ikke ha hatt et opphold på mer enn 14 dager mellom oppdrag. Egenmelding kan ikke benyttes dersom det er mindre enn 16 dager siden forrige egenmelding.

Egenmelding kan brukes i opptil tre sammenhengende kalenderdager. Tre dagers egenmelding kan således ikke tas ut torsdag, fredag og mandag i samme periode. Egenmelding kan benyttes fire ganger i løpet av en 12 måneders periode (ikke kalenderår).

Når man har brukt tre egenmeldingsdager i løpet av en 16 dagers periode (arbeidsgiverperioden) og er syk utover egenmeldingsdagene, må man kontakte lege for sykmelding. Egenmeldte fraværsdager forut for sykmelding, regnes som brukte egenmeldingsdager. Link til egenmeldlingsskjema

 

Sykemelding

For å kunne levere sykemelding fra lege må du ha vært ansatt i minimum 4 uker og ikke hatt et lengre opphold mellom oppdrag på over 14 dager. Sykemelding får du av legen du besøker i forbindelse med din sykdom/skade, og denne må være signert av vedkommende. Disse bestemmelsene er regulert etter Lov om Folketrygd (Følketrygdloven) § 8-18.

 

Ved barns sykdom

Du har rett til permisjon med lønn dersom ditt barn blir sykt. Du må ha vært i arbeid i 4 uker for å ha rett til sykelønn og barnet må være under 12 år. Permisjonsretten er begrenset til 10 dager pr år pr arbeidstaker (dette gjelder per kalenderår).  Dersom du har 3 eller flere barn er den årlige kvoten 15 dager per år. Er du eneforsørger har du rett på 20 dager pr år og 30 dager for mer enn 2 barn. Ved barns sykdom skal egenmelding leveres. Link til egenmeldingskjema

Oppfølging ved fravær

Du skal forvente å få god oppfølging av oss når du blir syk. Husk at vi er tilgjengelig for deg dersom du har spørsmål vedrørende sykdom og dine rettigheter – ta kontakt med din personalkoordinator.

 

2.   Arbeidsgiveransvar og HMS

Ecura Care er din hovedarbeidsgiver, og vi har dermed hovedansvaret for deg som arbeidstaker. I tillegg har oppdragsgiver et arbeidsgiveransvar når du er ute i oppdrag. Du er forpliktet til å følge de arbeids- og rapporteringsrutiner som oppdragsgiver har fastlagt. Oppdragsgiver er ansvarlig for at arbeidsforholdene på arbeidsstedet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser.

Normalt setter oppdragsgiver opp vakter/turnus til deg. Både Ecura Care og oppdragsgiver har ansvar for å tilse at planleggingen av arbeidstiden er i henhold til Arbeidsmiljøloven. Du har likevel en selvstendig rett og plikt til å nekte å ta vakter som er i strid med norsk lov. Dersom du skal jobbe for ulike oppdragsgivere innenfor et bestemt område (arbeidstakerpool) har Ecura Care et større ansvar for å påse at arbeidstidsbestemmelsene blir overholdt.

Alle spørsmål som gjelder antall vakter og hva slags vakter du blir tildelt utover din turnus, skal tas gjennom Ecura Care.

 

Arbeidsmiljøutvalg og verneombud

Hos oppdragsgiver har du de samme rettigheter som faste ansatte. Ved spørsmål

relatert til helse, miljø og sikkerhet kan du kontakte oppdragsgivers verneombud. Vi anbefaler likevel at du først tar kontakt med din personalkoordinator eller verneombudet hos oss. I Ecura Care har vi et arbeidsmiljøutvalg (AMU) og verneombud. Arbeidsmiljøutvalget behandler spørsmål som angår arbeidsmiljø og vernetjeneste. Utvalget møtes minimum 2 ganger i året og består av følgende representanter fra de ulike arbeidsgruppene i Ecura Helse:

  • Daglig leder og representant i AMU: Dag Evensen
  • Verneombud administrasjonen: Kristin Asprem Haugnes
  • Verneombud arbeidstakere: Barbro Landén
  • Leder AMU, HMS/fagansvarlig sykepleier: Kristine Espeland

 

Ditt arbeidsmiljø er viktig for oss. Barbro Landén jobber som hjelpepleier i oppdrag for Ecura Care. Hun er også verneombud for arbeidstakerene og representant i Arbeidsmiljøutvalget hos oss. Dersom du har saker du ønsker å ta opp så kan Barbro nås på e-post: babbla61@gmail.com. Merk emnefeltet med “Til Barbro”.

 

Opplæring

Oppdragsgiver har et opplæringsansvar med hensyn til rutiner, ulykkes farer

m.m. Som arbeidstaker har du også ansvar for å tilse at du mottar nødvendig opplæring fra oppdragsgiver- i henhold til Ecura Care sitt minimumskrav til opplæring:

  • Arbeidstakeren er vist garderobe, fått utdelt klær og nødvendige nøkler/ nøkkelkort/ ID kort
  • Arbeidstakeren har fått gjennomgang i kundens sikkerhetsrutiner og brannvernrutiner
  • Arbeidstakeren skal informeres om oppdragsgivers Kvalitet/HMS system, herunder avviksrapportering
  • Arbeidstakeren har fått gjennomgang i alle daglige faste rutiner og arbeidsoppgaver
  • Arbeidstakeren har fått opplæring i medisinrutiner, herunder opplegging og utdeling (sykepleier/vernepleier)
  • Arbeidstakeren har fått opplæring i hvordan telefonsystemet virker og fått oppgitt relevante nødnummer
  • Arbeidstakeren vet hvor man finner beskrivelse på de ulike rutiner/ prosedyrer.

Avvik

Som arbeidstaker er det viktig at du setter deg inn i avvikssystemet både hos oppdragsgiver og i Ecura Care. Ved avvik i arbeidstiden skal dette meldes i avvikssystemet hos oppdragsgiver.

Trykk her for å registrere avvik hos Ecura Care

 

Varsling

Varsling er å si fra om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. Ansatte må ha saklig grunn for kritikk. Kritikken skal ikke bero på sladder eller ubegrunnede påstander.

Retten til å varsle kritikkverdige forhold kan være:

  • Forhold som kan medføre fare for liv og helse
  • Mobbing og trakassering
  • Korrupsjon
  • Maktmisbruk
  • Underslag, tyveri og økonomiske misligheter
  • Brudd på taushetsplikt
  • Diskriminering

Dersom du opplever kritikkverdige forhold, skal varslingsrutinene hos oppdragsgiver benyttes. For å varsle hos Ecura Care trykk her

 

Bruk av sosiale medier

Sosiale medier har nå blitt en naturlig del av de aller fleste personers hverdag. Det er viktig at man tenker på at alle ytringer på sosiale medier er å betrakte som offentlige ytringer. Hvem som helst kan plukke opp dette for så å spre det videre. All informasjon om privatpersoner skal ikke deles uten personens samtykke. Dette gjelder også bilder, video etc. Selv om det er ytringsfrihet i Norge, har vi samtidig et sterkt personvern.

 

3.   Reise, bolig og refusjon av utlegg

Reise til/fra oppdrag

Ecura Care dekker rimeligste alternativ for hovedreise fra Norden, Latvia, Litauen og Spania til Norge og retur etter endt oppdrag. Reisen bestilles av kontaktperson i Ecura Care, og billett mottas på e-post. Det er arbeidstakeren sitt ansvar å kontrollere at navn og informasjon i billetten er korrekt. Ved flyreiser dekker Ecura Care 1 innsjekket kolli og betaler ikke for eventuelt pådratt overvekt på bagasje. Lokale reiser i hjemland dekkes av arbeidstaker (f.eks fra bolig til flyplass). Ecura Care dekker rimeligste alternativ for lokale reiser i Norge over 100 km. Bruk av taxi skal alltid forhånds godkjennes. Dersom du selv har lagt ut for din billett, se avsnitt «refusjon av utlegg». Hjemreiser under oppdrag grunnet private hendelser/gjøremål eller brudd på kontrakten, dekkes ikke av Ecura Care. Ubenyttede reiser bestilt av Ecura Care vil bli trukket fra arbeidstakers lønn. Ecura Care anbefaler alle arbeidstakere om å tegne egen reiseforsikring. Vi etterstreber å benytte reiser som minsker belastningen på miljøet.

 

Hjemreiser under oppdrag

Ved oppdrag over 6 måneder tilbys en hjemreise i løpet av oppdragsperioden, men tidligst etter 2 måneder. Ved oppdrag over 12 måneder tilbys 3 hjemreiser i løpet av oppdragsperioden. Det er viktig at reisen planlegges i god tid (min. 1 mnd.)

 

Reise mellom bolig og arbeidssted

Reise mellom bolig og arbeidssted dekkes i all hovedsak ikke. I henhold til skattereglene i Norge, er reise mellom bolig og jobb en privatsak og det er en økonomisk gode å få en slik kostnad dekket av arbeidsgiver. I de tilfeller hvor Ecura Care dekker disse utgifter, blir arbeidstaker derfor skattet av denne fordelen. (Må ikke forveksles med pendlerreiser mellom fast bolig og pendlerbolig som er underlagt andre regler).

 

Bruk av bil disponert av Ecura Care

 I enkelte oppdrag er det nødvendig med bil. Bil fra Ecura Care skal kun brukes tur/retur arbeidstakerbolig og arbeidssted. I disse tilfeller må arbeidstaker skatte av denne fordelen jmfr. Skatteregler i Norge. Vi har full ansvars- og kaskoforsikring på våre biler. Dersom det oppstår skade på firmaets bil/leiebil eller andre biler må arbeidstaker betale egenandelen.

 

Refusjon av utlegg

I de tilfellene hvor arbeidstaker betaler for reise selv eller bruker egen bil skal eget skjema for refusjon benyttes. Disse skjemaene er tilgjengelig på selskapets hjemmeside. Skjemaet skal fylles ut, underskrives og sendes per post/epost til arbeidstakers ansvarlige personalkoordinator. Originalkvitteringer vedlegges.  Dette må være innlevert senest en måned etter endt oppdrag. Ved for sen innlevering faller kravet om refusjon bort. Alle utlegg skal godkjennes av personalkoordinator i Ecura Care.

 

Bolig

Ved tilfelle at ansatt er på ferie mer enn 7 dager, så vil arbeidsgiver kunne benytte rommet til andre ansatte inntil ferien er over.

Noen ganger deler våre ansatte bolig. Du får selvfølgelig eget soverom, men det

er vanlig å dele kjøkken, bad og stue. Det er ikke alltid fryser og/eller mikrobølgeovn i boligene. Bolig er forbeholdt arbeidstakere og ikke andre. Av hensyn til de andre i boligen, må besøk avtales med din personalkoordinator og de man deler bolig med. Ecura Care etterstreber å ha bolig med TV og Internett, dette kan likevel ikke garanteres.

Nedenfor er faste regler som gjelder i alle boliger:

  • Røyking forbudt
  • Arbeidstaker er ansvarlig for eventuelle skader arbeidstaker påfører bolig/inventar.
  • Arbeidstaker er ansvarlig for å gjøre nødvendig vedlikehold og renhold underveis. Både fellesarealer og soverom skal rengjøres før arbeidstaker forlater boligen ved utflytting og alle eiendeler skal fjernes. Dersom det blir rapportert mangler i form av løsøre (inventar) eller mangelfull vasking vil det bli foretatt trekk i lønn tilsvarende gjenstandens verdi eller Ecura Care sine faktiske utgifter tilknyttet misligholdet.
  • Arbeidstaker er ansvarlig for å klippe gress og måke snø
  • Rus er ikke tillatt
  • Arbeidstaker er ansvarlig for å gjøre seg kjent med rømningsveier
  • Husdyr er ikke tillatt
  • Rengjøringsmidler, dopapir etc. må skaffes av arbeidstaker selv
  • Vi krever at det er ro og orden i boligene. Ta hensyn til medarbeidere som kanskje jobber på andre tider av døgnet!

Hvis boligen ikke er rengjort ved ankomst, gi beskjed til din personalkoordinator.

 

Brannvern i boliger

Alle arbeidstakerboliger skal inneholde følgende verneutstyr:

  • Røykvarslere
  • Brannslukkere
  • Brannteppe
  • Forskriftsmessige rømningsveier – herunder brann-tau/stige/trapp/vindu

Dersom noe av dette mangler i bolig, skal personalkoordinater kontaktes.

 

4.   Pensjon og forsikring

 

Pensjon

Obligatorisk tjenestepensjon beregnes utfra hvor stor stilling man har i Ecura Care. Som hovedregel omfattes alle arbeidstakere som har fylt 20 år og har en stillingsprosent på 20 prosent eller mer. Det er i tillegg et krav at den ansatte er medlem i folketrygden. Arbeidsforholdet må også vare i minst 12 måneder for å få med seg opptjente rettigheter.

Når du jobber gjennom Ecura Care er du dekket av den norske folketrygden.

Som nevnt tidligere kan du anvende A1 dersom du jobber i Norge og i utlandet. Det vil si at du er underlagt trygderettigheter i hjemlandet ditt.

 

Forsikring

Ecura Care dekker ansvars- og yrkesskadeforsikring på jobb. Ved skade/uhell i arbeidstiden, må du først kontakte din leder på arbeidsstedet og følge de lokale rutinene som gjelder der. Du skal også ringe din personalkoordinator i Ecura Care for å rapportere uhellet til oss.  

Du vil ikke være dekket av våre forsikringsordninger dersom du er på tjenestereise utenfor Norge. Det vil si du ikke er dekket

  • på reiser i Sverige/Norden eller utlandet for øvrig
  • ikke dekket i perioder med fritid dersom du er på reise av 2 eller flere dagers varighet i Norge.

Ved slike tilfeller må du tegne en egen tjenestereiseforsikring.

Vi anbefaler alle å tegne egen reiseforsikring før du skal reise på et oppdrag. Husk at reiseforsikringen gjelder for en tidsbegrenset periode – sjekk med ditt forsikringsselskap for hvor lenge du kan oppholde deg borte på reise.

Merk: Personlige eiendeler er ikke forsikret når du er på jobb. Vi anbefaler derfor at du ikke tar med verdisaker på jobb.

 

Lykke til og velkommen til oss!